連携キャビネットへのデータ登録

ワークフロー機能と連携したキャビネットにデータを登録する場合、申請/決裁処理が必要です。

※ワークフロー機能は、オプションサービスです。ワークフローオプションを未契約の場合、本機能は利用できません。
ワークフロー to キャビネットとは
管理者によってキャビネットへのデータ登録手順に、ワークフロー機能の申請/決裁処理が組み込まれることがあります。その場合、決裁者に承認されたデータのみがキャビネットに登録されます。
■ 連携キャビネットへのデータ登録の手順

※ 承認者の決裁処理は、ワークフロー機能と同一です。詳しくは、「未処理の申請書を決裁する(承認/却下/差戻し)」をご覧ください。

・ 連携キャビネットは、承認者によって申請が承認されるまでキャビネットにデータは登録されません。

・ 連携キャビネットに登録されたデータの変更/移動はできません。

・ 以下の操作方法は、通常キャビネットと同様です。
登録されたデータのダウンロード方法→「登録データをダウンロードする」
登録されたデータの転送方法→「データを転送する」
登録されたデータの削除方法→「データを削除する」

連携キャビネットから登録申請を出す
登録申請が承認者によって承認されると、連携キャビネットにデータが登録されます。承認されるまで連携キャビネットにデータは登録されません。
登録申請を出せるのは、登録権のある連携キャビネットのみです。
1
キャビネット画面を表示し、登録先の連携 キャビネットをクリックして「登録申請」ボ タンをクリックします。
※ キャビネット画面の表示方法→「ポータル画面の画面説 明」
※ 管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま す。詳しくは、「その他の利用制限」をご覧ください。
新規申請画面が表示されます。

・ 「+」マークのキャビネットアイコンをクリックすると、1階層下のキャビネットが表示されます。

・ 「-」マークのキャビネットアイコンをクリックしても何も表示されません。

2
必要事項を入力し、「次へ」ボタンをクリッ クします。
件名
登録内容を表すタイトルを入力します。
ファイル
「参照」ボタンをクリックして登録するファイルを選択します。
ファイルの指定については、「ファイルの選択方法」をご覧ください。
分類
分類を選択します。
説明1・説明2
データに関する説明を入力します。
有効期限
キャビネットに公開する期限を選択します。
※ 入力制限について→「キャビネット」
※ 入力必須項目には「*」のマークが項目の右側に表示され ます。入力必須項目に内容が入力されていないと、次画面 には進みません。
※ 申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリッ クし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
経路の設定画面が表示されます。
3
経路を設定し、「次へ」ボタンをクリックし ます。
追加
登録されているユーザーの中から経路に指定する人の名前をそれぞれ選択し、「追加」ボタンをクリックします。
削除
経路に指定した人の名前を選択し、「削除」ボタンをクリックします。
スキップ
経路を省略したい場合に「スキップ」を選択します。すべての承認者を省略することはできません。
※ 申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリッ クし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
申請内容と経路の確認画面が表示されます。
ユーザーをグループで絞り込む
グループ名を選択すると、選択したグループに所属 するユーザーのみが表示されます。
「承認者」と「確認者」の違い
「承認者」とは、該当の申請に対して決裁(承認/却 下/差戻し)を行う役割の人のことです。
「確認者」とは、決裁はしないが、申請内容を確認す る役割の人のことです。
4
「申請する」ボタンをクリックします。
※ 申請内容の通知メールが不要な場合は、「申請内容の通知 メールを自分にも送る(Bcc)」をクリックして選択を外し ます。
※ 修正が必要な場合は、「戻る」ボタンをクリックし修正部 分の変更を行ってください。
※ 申請を取り消す場合は、「キャンセルする」ボタンをクリッ クし、確認画面の「OK」ボタンをクリックします。
確認画面が表示されます。
5
「OK」ボタンをクリックします。
最初の承認者に申請書が送られ、確認画面が表示され ます。
「決裁依頼メールを受け取る」設定にし ている場合
・ 承認者・確認者
通知メール(承認依頼、確認依頼)が送られてき ます。

※ 決裁依頼メールを受け取る設定方法→「通知メールの設定を変更する」

6
「OK」ボタンをクリックします。
連携キャビネット画面が表示されます。
承認者によって申請が承認されるまでキャビネット にデータは登録されません。進行状況は、ワークフ ロー画面で確認することができます。詳しくは、「決 裁状況の確認」をご覧ください。
登録通知を送付する
連携キャビネットへデータが登録された後、必要なメンバーに登録通知のメールを送付することができます。
登録通知は、ワークフロー機能の承認待ち一覧画面または結果確認済み一覧画面から送付します。
ここでは、承認待ち一覧画面から送付する場合を例に説明しています。
登録通知を受け取った相手は、そのメールを利用して該当データのキャビネット画面を表示することができます。 詳しくは、「登録通知・変更通知を利用して閲覧する」をご覧ください。
1
承認待ち一覧画面を表示し、登録通知を送付 する件名をクリックします。
※ 承認待ち一覧画面の表示方法→「承認待ち一覧画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
申請の参照画面が表示されます。
登録通知の送付は、状態が「承認」の申請のみ可能 です。
2
「登録通知」ボタンをクリックします。
※ 管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま す。詳しくは、「アドレス帳の利用制限」をご覧ください。
登録通知画面が表示されます。
3
「アドレス帳」から通知先のグループ名を選 択します。
選択したグループに登録されているアドレスが「アド レス一覧」に表示されます。
4
通知する宛先のアドレスを選択し、「追加」 ボタンをクリックします。
選択したアドレスが「通知先」に追加されます。
※ 「通知先」でアドレスを選択して「削除」ボタンをクリッ クすると、アドレスが削除されます。
5
さらに追加する場合は、3〜4の手順を繰り 返します。
6
通知する宛先をすべて追加し終わったら、件 名と通知内容を入力して「送信」ボタンをク リックします。
件名
登録通知メールの件名を変更する場合、入力します。
通知内容
登録通知メールの本文を入力します。
自分にも送る(Bcc)
登録通知メールを自分にも送る場合に選択します。
※ 入力制限について→「登録通知・変更通知」
確認画面が表示されます。
7
「OK」ボタンをクリックします。
正常に送信されると、次手順のような画面が表示され ます。
8
「OK」ボタンをクリックします。
登録通知メールが送信され、画面が閉じます。