申請データの管理

過去の申請の参照、削除、ファイル出力などが行えます。さらに、申請書のアクセス履歴を確認することもできます。

申請データ管理画面を表示する
1
ワークフロー画面を表示し、「データ管理」 →「申請データ管理」の順にクリックします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
2
申請データ管理画面が表示されます。
申請データを参照する
1
申請データ管理画面を表示し、検索条件を指 定して「検索」ボタンをクリックします。
※ 申請データ管理画面の表示方法→「申請データ管理画面を 表示する」
申請書名
申請書名を選択または入力します。
申請番号
申請番号を入力します。
件名
申請者が作成した件名を入力します。
申請者
申請者のユーザー名を入力します。
キーワード
キーワードを入力します。
申請の状態
該当する状況(進行中、承認、却下、取消、保存)を選択します。
申請書の種類
申請書の種類を選択します。
申請日(期間)
検索対象とする申請日の範囲を設定します。
申請データ一覧画面が表示されます。
2
参照する申請を表示し、件名をクリックしま す。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
一覧を並び替えるには
申請番号順(降順)に表示された一覧を、他の表 示項目をクリックして並び替えることができま す。
件名、申請者
昇順に並び替えます。
承認期限、
申請日時
降順に並び替えます。
状態
状態の種類(進行中、承認、却下、取消)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
3
申請データの詳細が表示されます。
添付ファイルを参照する
申請書にファイルが添付されていた場合、申請データ管理の参照画面で内容を参照することができます。
1
申請データ管理の参照画面で、参照するファ イルをクリックします。
※ 申請データ管理の参照画面の表示方法→「申請データを参 照する」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
複数のファイルが添付されている場合
添付ファイルは、1ファイルずつ参照してください。
2
「開く」ボタンをクリックします。
※ 添付ファイルの種類によっては、作成したアプリケーショ ンソフトがなかったり、バージョンの違いなどで参照でき ない場合もあります。
添付ファイルの内容が表示されます。
添付ファイルをダウンロードする
「保存」ボタンをクリックすると、添付ファイルをダ ウンロードすることができます。
3
さらに参照する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
■ ここでもできます
申請データ一覧画面から、添付ファイルを参照することができます。
1
添付ファイルのアイコンをクリックします。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。「添付 ファイルを参照する」の手順2と同じ操作で参照して ください。
※ 複数のファイルが添付されている場合は、申請の参照画面 が表示されます。
添付ファイルのアイコン
・ 1ファイルのみ添付されている場合、 が表示さ れます。
・ 複数のファイルが添付されている場合、 が表示 されます。
申請データを削除する
不要な申請データは、申請データ一覧から削除できます。
申請データを削除すると、管理者機能および利用者機能のすべての画面から該当の申請データが削除されます。
1
申請データ一覧画面を表示し、削除する申請 を選択して「削除」ボタンをクリックします。
※ 申請データ一覧画面の表示方法→「申請データを参照す る」
全選択
表示されている項目をすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
申請データファイル出力画面を表示する
申請データをファイル出力するための画面は、以下の方法で表示します。
1
ワークフロー画面を表示し、「データ管理」 → 「申請データファイル出力」の順にクリッ クします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
2
申請データファイル出力画面が表示されま す。
申請データをファイル出力する
申請データをCSVファイル形式で出力します。申請データに添付されたファイルも同時に入手する場合は、「申請データと添付ファイルをファイル出力する」をご覧ください。
1
申請データファイル出力画面を表示し、「申 請書に入力した情報のデータ」をクリックし ます。
※ 申請データファイル出力画面の表示方法→「申請データ ファイル出力画面を表示する」
申請データファイル出力(申請書に入力した情報の データ)画面が表示されます。
2
検索条件を指定して「ファイル出力」ボタン をクリックします。
申請書名
申請書名を選択または入力します。
申請番号
申請番号を入力します。
件名
申請者が作成した件名を入力します。
申請者
申請者のユーザー名を入力します。
キーワード
キーワードを入力します。
申請の状態
該当する状況(進行中、承認、却下、取消、保存)を選択します。
申請書の種類
申請書の種類を選択します。
申請日(期間)
検索対象とする申請日の範囲を設定します。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
3
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
4
任意の場所に保存します。
5
保存したファイルを開くと、その内容が表示 されます。
A列
申請番号が表示されます。
B列
申請者名が表示されます。
C列
申請日時が表示されます。
D列
申請書名が表示されます。
E列
申請の状態(進行中、承認、却下、取消、保存)が表示されます。
F列以降
申請書の種類、内容、進行状況が表示されます。
申請データと添付ファイルをファイル出力する
申請データをCSV形式に変換したファイルと、申請データに添付されたファイルを、1ファイルに圧縮して出力します。(ファイルの作成には時間がかかります。)
1
申請データファイル出力画面を表示し、「申 請書に入力した情報と添付ファイルデータ」 をクリックします。
※ 申請データファイル出力画面の表示方法→「申請データ ファイル出力画面を表示する」
申請データファイル出力(申請書に入力した情報と添 付ファイルデータ)画面が表示されます。
2
「ファイル出力」ボタンをクリックします。
条件の入力画面が表示されます。
3
申請データおよび添付ファイルを出力する 際の条件を入力し、「作成」ボタンをクリッ クします。
ファイル名
出力ファイル名
出力ファイルのファイル名を入力します。

※ 拡張子(.zip)を除いたファイル名を入力してください。

※ 空欄の場合、YYYYMMDD_HHMM.zipになります。

有効期限
ダウンロード有効期限
作成するZIPファイルのダウンロード有効期限を入力します。
検索条件
申請書名
申請書名を選択または入力します。
申請番号
申請番号を入力します。
件名
申請者が作成した件名を入力します。
申請者
申請者のユーザー名を入力します。
キーワード
キーワードを入力します。
申請の状態
該当する状況(進行中、承認、却下、取消、保存)を選択します。
申請書の種類
申請書の種類を選択します。
申請日(期間)
検索対象とする申請日の範囲を設定します。
最終決裁日/取消日
検索するファイルの最終決裁日もしくは取消日を入力します。
一括ダウンロードファイルの作成依頼が正常に受け 付けられると、次手順のような画面が表示されます。
4
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。作成中の圧縮ファイルには、「出 力ファイル名」に「作成中」と表示されます。
5
10分程度(データ量に依存します)経って から申請データファイル出力(申請書に入力 した情報と添付ファイルデータ)画面を表示 します。
6
「作成中」の表示が「ダウンロード」ボタン に変わっていたら、該当のファイルの「ダウ ンロード」ボタンをクリックします。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
出力ファイル名をクリックすると、指定した条件が 表示されます。
7
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
8
任意の場所に保存します。
9
保存したZIPファイルを解凍すると、その内 容が表示されます。
申請履歴.csv
A列
申請番号が表示されます。

※ 作成中のため、いったん保存の状態になっている申請書は空欄になります。

B列
申請者名が表示されます。
C列
申請日時が表示されます。
D列
申請書名が表示されます。
E列
申請の状態が表示されます。
F列以降
申請書の種類、内容、進行状況が表示されます。
出力対象申請一覧.csv
申請番号
申請番号が表示されます。
件名
申請書名が表示されます。
状態
申請の状態(進行中、承認、却下、取消、保存)が表示されます。
申請者
申請者名が表示されます。
承認期限
申請書に設定されている承認期限が表示されます。
申請日時
申請日時が表示されます。
ファイル名
添付ファイルのファイル名が表示されます。

※ 1つの申請書に複数のファイルが添付されている場合は、セル内に改行して表示されます。

フォルダ
数字(申請番号)のついたフォルダ
フォルダの中には、申請書に添付されているファイルが保存されています。

※ フォルダの数字は、申請書の申請番号と対応しています。

※ 申請書にファイルが添付されていない場合、フォルダは作成されません。

ダウンロードしたファイルを解凍するに は?
圧縮ファイルの解凍には解凍ソフトをご利用くださ い。解凍ソフトはフリーソフトとして数多く配布さ れています。
データを削除する
1
申請データファイル出力画面を表示し、「申 請書に入力した情報と添付ファイルデータ」 をクリックします。
※ 申請データファイル出力画面の表示方法→「申請データ ファイル出力画面を表示する」
申請データファイル出力(申請書に入力した情報と添 付ファイルデータ)画面が表示されます。
2
削除するデータを選択し「削除」ボタンをク リックします。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
確認画面が表示されます。
3
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
4
さらに削除する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
アクセス履歴を確認する
申請書へのアクセス(申請、取消、結果確認、承認、確認、却下、差戻し、ダウンロードなど)の履歴を、日単位で確認または月単位でファイル出力できます。
日単位の履歴を確認する
過去1ヵ月分のアクセス履歴を、日単位で確認できます。
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ワークフロー画面を表示し、「データ管理」 →「アクセス履歴」の順にクリックします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
アクセス履歴画面が表示されます。
2
下の表のボタンをクリックし、履歴を確認す る日付を選択します。
前の日を表示します。
次の日を表示します。
日付
該当の日付を表示します。
選択した日付の履歴が表示されます。
一覧を並び替えるには
日時順(降順)に表示された一覧を、他の表示項 目をクリックして並び替えることができます。
ユーザー名、
申請番号、
件名、
ファイル名
昇順に並び替えます。
操作
操作の種類の順に並び替えます。
状態
状態の種類(進行中、承認、却下、取消、保存)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
月単位の履歴をファイル出力する
過去1年分のアクセス履歴を、月単位でCSVファイル形式で出力します。
1
アクセス履歴画面を表示し、「ファイル出力」 ボタンをクリックします。
※ アクセス履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す る」
2
「対象月」を選択し「ダウンロード」ボタン をクリックします。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
3
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
4
任意の場所に保存します。
5
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
日時
アクセスが行われた日時が表示されます。
操作
行われた操作の内容が表示されます。
ユーザー名
アクセスを行ったユーザーの名前が表示されます。
状態
申請書の状態が表示されます。
申請番号
申請書の申請番号が表示されます。
件名
申請書の件名が表示されます。
ファイル名
申請書に添付ファイルがある場合、添付ファイルのファイル名が表示されます。
申請データをチェックする
申請中のデータの中で、申請経路に問題があり処理が止まっている申請データをチェックできます。
申請経路のチェック条件
申請経路に問題ありとしてチェックする条件は、次の2つです。
・ 申請者・承認者のどちらかが、該当の申請書を「利用しない」に設定されている申請データ
・ 申請者・承認者のどちらかが、ユーザー登録から削除されている申請データ
ここでは、申請者・承認者のどちらかが該当の申請書を「利用しない」に設定されている申請データについて、チェックする方法をご案内しています。申請者・承認者のどちらかがサービスから削除されている申請データについても、同様の操作方法で設定できます。
申請データの詳細を確認する
申請経路に問題がある申請データを確認できます。
申請データを削除する場合、詳しい操作方法は「申請データを削除する」をご覧ください。
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ワークフロー画面を表示し、「データ管理」 →「申請データチェック」の順にクリックし ます。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
申請データチェック画面が表示されます。
2
「`利用しない'に設定されているユーザー」 をクリックします。
※ 申請者・承認者のどちらかがサービスから削除されている 申請データをチェックする場合は、「削除されているユー ザー」を選択してください。
申請データチェック一覧画面が表示されます。
3
確認する申請データを表示し、件名をクリッ クします。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
申請データの参照画面が表示されます。
一覧を並び替えるには
申請番号順(降順)に表示された一覧を、他の表 示項目をクリックして並び替えることができま す。
件名、申請者
昇順に並び替えます。
承認期限、
申請日時
降順に並び替えます。
状態
状態の種類(進行中、承認、却下、取消)の順に並び替えます。

※ ただし、本画面には「進行中」の申請データしか表示されないため、並び替えは行われません。

もう一度クリックすると、逆順になります。
4
確認が終わったら、「戻る」ボタンをクリッ クします。
サービスから削除された申請者・承認者 の表示
次のように、名前が取り消し線付きで表示されます。
申請書を「利用しない」と設定された申 請者・承認者の表示
名前の右に が表示されます。