キャビネットの登録

キャビネットの登録、変更、削除、アクセス権の設定が行えます。

アクセス権の初期状態を設定する
キャビネットのアクセス権の初期状態を設定します。通常、新規に作成するキャビネットのアクセス権は、ここで設定した内容になります。作成済みのキャビネットのアクセス権は変更されません。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「アクセス権の初期状態設 定」の順にクリックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
アクセス権の初期状態設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
登録権
キャビネットに登録、参照できます。
参照権
キャビネットを参照できます。
権利なし
登録、参照ともにできません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
キャビネット設定画面を表示する
キャビネットを設定するための画面は、以下の方法で表示します。
1
ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「キャビネット設定」の順に クリックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
2
キャビネット設定画面が表示されます。
■ キャビネットを階層表示する
キャビネットアイコンの左下に「+」マークがある場合、そのキャビネットのなかに別のキャビネットが入っていま す。このようなキャビネットのアイコンをクリックすると、内部のキャビネットが表示されます。
再びクリックすると、内部のキャビネットが隠れます。
キャビネットを新規登録する
キャビネットのなかにさらにキャビネットを登録することで、キャビネットを全5階層にできます。
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キャビネット設定画面を表示し、新規キャビ ネットを登録する場所を選択して「登録」ボ タンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
※ 第1階層に登録する場合は、一番上の「キャビネット」を 選択します。
※ 第2階層〜第5階層を登録する場合は、新規キャビネット を入れる第1階層〜第4階層のキャビネットを選択します。
キャビネット登録画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
キャビネット名
キャビネットの名前を入力します。
サムネール表示
選択すると、キャビネットに画像ファイルを入れた場合に、画像ファイルをサムネール表示します。
連携キャビネット
ワークフロー機能をご契約の場合、表示されます。
連携キャビネットの利用方法については、「連携キャビネットを新規登録する」をご覧ください。
アクセス権
1階層上のキャビネットのアクセス権と同じ設定にする場合、選択します。「アクセス権の初期状態設定」にかかわらず、アクセス権が引き継がれます。
登録後は、上位階層の設定に関係なく変更できます。
最大登録容量
キャビネットごとに最大登録容量を設定する場合、入力します。
空欄の場合は設定されません。
※ 第1階層のキャビネットを登録する場合、上位階層のキャ ビネットが存在しないため、「アクセス権」は表示されま せん。
※ 入力制限について→「キャビネットの設定」
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
登録したキャビネットが、一覧に追加されます。
4
さらに登録する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
登録内容を変更する
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キャビネット設定画面を表示し、変更する キャビネットを選択して「変更」ボタンをク リックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
キャビネット変更画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「変更」ボタンをクリッ クします。
キャビネット名
キャビネットの名前を入力します。
サムネール表示
選択すると、キャビネットに画像ファイルを入れた場合に、画像ファイルをサムネール表示します。
最大登録容量
キャビネットごとに最大登録容量を設定する場合、入力します。
空欄の場合は設定されません。
※ 入力制限について→「キャビネットの設定」
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
4
さらに変更する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
キャビネットを削除する
キャビネットを削除すると、その中のファイルもすべて削除されます。削除する前に、キャビネット内を確認してください。
また、キャビネット内に別のキャビネットが残っていると、キャビネットを削除することができません。削除する前に、その中に別のキャビネットがないことを確認してください。
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キャビネット設定画面を表示し、削除する キャビネットを選択して「削除」ボタンをク リックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
確認画面が表示されます。
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削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
キャビネットを移動する
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キャビネット設定画面を表示し、移動する キャビネットを選択して「移動」ボタンをク リックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
キャビネット移動画面が表示されます。
2
移動先のキャビネットを選択し、「移動」ボ タンをクリックします。
正常に移動されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
4
さらに移動する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
キャビネット一覧を並び替える
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キャビネット設定画面を表示し、並び替える キャビネットを含むキャビネットを選択し て「並び順設定」ボタンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
並び順の設定画面が表示されます。
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上下に移動させるキャビネットを選択し、下 の表のボタンをクリックします。
一覧の最初に移動します。
1つ上に移動します。
1つ下に移動します。
一覧の最後に移動します。
3
並び替えが確定したら、「変更」ボタンをク リックします。
正常に並び替わると、次手順のような画面が表示され ます。
4
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
5
さらに並び替える場合は、1〜4の手順を繰 り返します。
アクセス権をグループごとに設定する
設定するユーザー数が多い場合や、部署ごとにアクセス権を設定する場合は、グループごとにアクセス権を設定すると便利です。
アクセス権を設定する前に必ず、グループを登録してください。グループを登録する方法については、「グループの登録」をご覧ください。
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キャビネット設定画面を表示し、アクセス権 を設定するキャビネットを選択して「アクセ ス権管理」ボタンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
アクセス権管理[グループ]画面が表示されます。
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グループごとにアクセス権を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ アクセス権をユーザーごとに設定する方法→「アクセス権 をユーザーごとに設定する」
登録権
キャビネットへの提示を登録、参照できます。
参照権
キャビネットへの提示を参照できます。
権利なし
登録、参照ともにできません。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
4
「閉じる」ボタンをクリックします。
アクセス権管理[グループ]画面が閉じます。
グループでアクセス権を設定したはずなのに、設定が有効にならない
上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「グループの権利」が選択されていない場合、設定は有効になりませ ん。ユーザーごとの設定画面で、「グループの権利」に設定してください。
ユーザーごとの設定方法については、「アクセス権をユーザーごとに設定する」をご覧ください。
アクセス権をユーザーごとに設定する
キャビネットごとに、登録、参照できるユーザーを設定できます。機密書類や部署ごとのデータを管理するのに便利です。
アクセス権を設定する前に必ず、ユーザーを登録してください。ユーザーを登録する方法については、「ユーザーの登録」をご覧ください。
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キャビネット設定画面を表示し、アクセス権 を設定するキャビネットを選択して「アクセ ス権管理」ボタンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
アクセス権管理[グループ]画面が表示されます。
2
「ユーザーごとに設定」をクリックします。
アクセス権管理[ユーザー]画面が表示されます。
3
ユーザーごとにアクセス権を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ アクセス権をグループごとに設定する方法→「アクセス権 をグループごとに設定する」
登録権
キャビネットへの提示を登録、参照できます。
参照権
キャビネットへの提示を参照できます。
権利なし
登録、参照ともにできません。
グループの権利
アクセス権をグループごとに設定する場合に選択します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
ユーザーをグループで絞り込む
「対象」でグループ名を選択すると、選択したグルー プに所属するユーザーのみが表示されます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
5
「閉じる」ボタンをクリックします。
アクセス権管理[ユーザー]画面が閉じます。
アクセス権一覧をファイル出力する
すべてのキャビネットのアクセス権情報をCSVファイル形式で出力します。
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キャビネット設定画面を表示し、「アクセス 権一覧出力」ボタンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
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ファイルのダウンロード画面が表示される ので、任意の場所に保存します。
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保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
A列〜E列
A列に親キャビネット(第1階層)が表示されます。B列〜E列には、階層化されているキャビネット(第2階層〜第5階層)が表示されます。
F列以降
ユーザー名と、アクセス権情報が表示されます。
・登録権 キャビネットを登録、参照できます。
・参照権 キャビネットを参照できます。
・権利なし 登録、参照共にできません。
新着表示日数を設定する
キャビネットに登録されたデータを新着データとして新着フォルダに表示させる日数を設定します。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「新着設定」の順にクリック します。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
新着設定画面が表示されます。
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新着データとして新着フォルダに表示させ る日数を選択し、「設定」ボタンをクリック します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
有効期限を設定する
キャビネットに登録されたデータの有効期限の初期状態(デフォルト値)を設定します。有効期限になると、データは自動的に削除されます。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「有効期限設定」の順にク リックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
有効期限設定画面が表示されます。
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有効期限を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
ダウンロードログの表示を設定する
ファイルのダウンロードや参照の履歴を、利用者画面に表示することができます。表示される履歴は、直近の30日間分です。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「ダウンロードログ設定」の 順にクリックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
ダウンロードログ設定画面が表示されます。
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必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
表示する
ファイルのダウンロードログを表示します。
表示しない
ファイルのダウンロードログを表示しません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
データベース領域に保管されます
ダウンロードや参照の履歴情報は、データベース領域に保管されます。残ディスク容量の確認時には、ご注意くだ さい。

※ ディスク容量の確認→「サーバー利用状況の確認」

履歴管理の表示を設定する
履歴管理の表示を設定すると、個別のデータ登録時に、変更履歴の管理を行うかどうかをユーザーが選択できるようになります。
ユーザーが選択した場合、変更履歴の確認、過去のファイルの復活などが行えるようになります。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「履歴管理設定」の順にク リックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
履歴管理設定画面が表示されます。
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必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
登録画面の履歴管理の表示
ファイルの登録画面に、履歴管理を設定する項目を表示するかどうかを選択します。
一括アップロードの履歴管理
一括アップロードで登録するファイルの履歴管理を行うかどうかを選択します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
一括登録するファイルの履歴管理を行うかどうか は、管理者が設定します。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
履歴管理の保管領域
ファイルの変更履歴情報は、データベース領域に保管されます。また、復活可能なファイルは、ディスク領域に保 管されます。残ディスク容量の確認時には、ご注意ください。

※ ディスク容量の確認→「サーバー利用状況の確認」

キャビネットの一覧画面の表示項目を設定する
キャビネットの一覧画面で表示される項目や、その並び順を設定できます。ただし、設定にかかわらず「件名」は必ず左端に表示されます。
設定した内容は、検索結果画面や新着画面にも反映されます。ただし、設定にかかわらず「件名」と「キャビネッ ト名」は必ず左端に表示されます。
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ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「一覧表示設定」の順にク リックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
一覧表示設定画面が表示されます。
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左欄から表示する項目を選択し、「追加」ボ タンをクリックします。
※ 「件名」は必ずキャビネットの一覧画面、検索結果・新着 の一覧画面で表示されるため、ここでは選択できません。
※ 「キャビネット名」は必ず検索結果・新着の一覧画面で表 示されるため、ここでは選択できません。
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右欄に表示したくない項目がある場合は、削 除する項目を選択し、「削除」ボタンをクリッ クします。
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すべての設定を終了したら、「設定」ボタン をクリックします。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
一覧画面で表示される項目の並び順を設定できま す。並び順の設定については、「表示項目を並び替え るには」をご覧ください。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
■ 表示項目を並び替えるには
一覧表示設定画面では、一覧画面で表示される項目の並び順も設定できます。
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左右に移動させる項目を選択し、下の表のボ タンをクリックします。
1つ左に移動します。
この画面では、1つ上に移動します。
1つ右に移動します。
この画面では、1つ下に移動します。