ワークフロー to キャビネットの設定

ワークフロー機能をご契約の場合、キャビネットへのデータ登録手順に申請/決裁処理を組み込むことができます。

※ワークフロー機能は、オプションサービスです。ワークフローオプションを未契約の場合、本機能は利用できません。
ワークフロー to キャビネットとは
キャビネット機能にワークフロー機能を連携させて、キャビネットへのデータ登録手順に申請/決裁処理を組み込むことができます。その場合、決裁者に承認されたデータのみがキャビネットに登録されます。
管理者は、あらかじめ連携キャビネットとキャビネット用申請書を登録しておく必要があります。
■ 連携キャビネットとキャビネット用申請書の登録の手順

※ 申請経路に問題があるキャビネット用申請書をチェックし、経路を変更することができます。詳しくは、「経路をチェックする」をご覧ください。

※ キャビネット用申請書のデータ管理は、通常申請書と同じくデータ管理画面で行えます。詳しくは、「申請データの管理」をご覧ください。

※ キャビネット用申請書の画面表示は、通常申請書と同じく表示設定画面で設定した内容が反映されます。詳しくは、「画面表示の設定」をご覧ください。

連携キャビネットを新規登録する
データ登録時に、申請/決裁処理が必要となる連携キャビネットを登録します。
・ 連携キャビネットの登録については、以降の手順説明をご覧ください。
・ 連携キャビネットの変更/削除は、通常キャビネットと同様に操作します。詳しくは、「キャビネットの登録」を ご覧ください。
・ 連携キャビネットの各種設定は、一覧表示設定を除き、通常キャビネットと同じくキャビネット管理画面で設定 した内容が反映されます。詳しくは、「ドキュメント管理」をご覧ください。一覧表示設定については、「連携 キャビネットの一覧画面の表示項目を設定する」をご覧ください。
1
キャビネット設定画面を表示し、新規キャビ ネットを登録する場所を選択して「登録」ボ タンをクリックします。
※ キャビネット設定画面の表示方法→「キャビネット設定画 面を表示する」
※ 第1階層に登録する場合は、一番上の「キャビネット」を 選択します。
※ 第2階層〜第5階層を登録する場合は、新規キャビネット を入れる第1階層〜第4階層のキャビネットを選択します。
キャビネット登録画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
キャビネット名
キャビネットの名前を入力します。
サムネール表示
選択すると、キャビネットに画像ファイルを入れた場合に、画像ファイルをサムネール表示します。
連携キャビネット
選択します。

※ 連携キャビネットの選択設定は、後から変更できません。

アクセス権
1階層上のキャビネットのアクセス権と同じ設定にする場合、選択します。「アクセス権の初期状態設定」にかかわらず、アクセス権が引き継がれます。
登録後は、上位階層の設定に関係なく変更できます。
最大登録容量
キャビネットごとに最大登録容量を設定する場合、入力します。
空欄の場合は設定されません。
※ 第1階層のキャビネットを登録する場合、上位階層のキャ ビネットが存在しないため、「アクセス権」は表示されま せん。
※ 入力制限について→「キャビネットの設定」
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
登録したキャビネットが、一覧に追加されます。
4
さらに登録する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
キャビネット用申請書を登録するまでは、ユーザー のキャビネット画面に「登録申請」ボタンは表示さ れません。
キャビネット用申請書の設定を確認する
登録しているすべてのキャビネット用申請書の設定を確認できます。管理者が確認している間も、ユーザーは該当のキャビネット用申請書を利用することができます。
1
ワークフロー画面を表示し、「キャビネット 申請書管理」→「申請書設定」の順にクリッ クします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
申請書設定画面が表示されます。
2
確認するキャビネット用申請書を選択し、 「詳細表示」ボタンをクリックします。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
キャビネット申請書の詳細画面が表示されます。
【使用可能】と表示されたキャビネット用申請書は、 ユーザーが利用できる申請書です。
【編集中】と表示されたキャビネット用申請書は、管 理者が編集作業中のため、ユーザーは利用できませ ん。
3
確認が終わったら、「一覧に戻る」ボタンを クリックします。
申請書の
プレビュー
申請内容を入力する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書のレイアウトを確認するには」をご覧ください。
経路の
プレビュー
経路を指定する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書の経路を確認するには」をご覧ください。
申請書設定画面が表示されます。
4
さらに確認する場合は、2〜3の手順を繰り 返します。
キャビネット用申請書を新規登録する
データ登録申請に使用するキャビネット用申請書を登録します。
1
申請書設定画面を表示し、「登録」ボタンを クリックします。
※ 申請書設定画面の表示方法→「キャビネット用申請書の設 定を確認する」
キャビネット申請書情報の登録画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「次へ」ボタンをクリッ クします。
キャビネット
「連携キャビネット選択」ボタンをクリックし、これから登録する申請書を使用する連携キャビネットを選択します。選択方法については、「連携キャビネットを選択するには」をご覧ください。
キャビネット名の表示
申請書に登録先のキャビネット名を表示する場合、選択します。
申請書名
申請書の名前を入力します。
説明
申請書の簡単な説明を入力します。
※ 入力制限について→「ワークフロー」
入力項目の設定画面が表示されます。
「次へ」ボタンをクリックすると、キャビネット用申 請書は【編集中】の状態になります。以降の手順で 「完了する」ボタンをクリックしない限り、【編集中】 の状態が継続します。
3
追加する項目があれば、「登録」ボタンをク リックします。
入力項目の種類を選択する画面が表示されます。
※ 初期状態として、あらかじめキャビネット項目(キャビ ネットに登録する項目)が設定されています。
すでに登録した項目がある場合は
以下の操作を行うことができます。

変更:
選択した項目の内容を変更できます。詳しくは、「項 目や経路を変更するには」をご覧ください。
削除:
選択した項目を削除できます。詳しくは、「項目や経 路を削除するには」をご覧ください。
コピー:
同じ内容の項目を追加できます。詳しくは、「項目や 経路をコピーするには」をご覧ください。
申請書のプレビュー:
申請内容を入力する画面のレイアウトを確認できま す。詳しくは、「申請書のレイアウトを確認するに は」をご覧ください。

※ 項目の並び順を変更できます。詳しくは、「項目や経路の並び順を変更するには」をご覧ください。

4
入力項目の種類を選択し、「次へ」ボタンを クリックします。
キャビネット
項目
キャビネットに登録する項目を設定します。本項目は、申請が承認された場合、キャビネットにそのまま引き継がれます。
件名
登録内容を表すタイトルを入力する項目
ファイル
キャビネットに登録したいファイルを添付する項目
分類
分類を選択する項目
説明1
ファイルの説明を文章で入力する項目
説明2
ファイルの説明を文章で入力する項目
有効期限
有効期限を日付で入力する項目
ワークフロー
項目
申請書に必要な項目を設定します。
テキスト1行
氏名や部署名など、ある程度決まった文字数を入力する項目
テキスト複数行
備考など、文章を入力する項目
数値
数値のみを入力する項目
計算式
「数値」項目の入力値で自動計算した結果を表示する項目
日付
日付を入力する項目
チェックボックス
「あり」「なし」など、チェックマークのオン/オフを選択する項目
チェックボックス複数
チェックボックスを複数表示する項目
ラジオボタン
ボタン形式で複数の選択肢から1つを選択する項目
プルダウンメニュー
メニュー形式で複数の選択肢から1つを選択する項目
添付ファイル
申請書にファイルを添付する項目
ラベル
(表示のみ)
入力項目の前後に記号などを表示させる項目
<例>
「〜」、「¥」
5
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
※ 手順4で選択した種類ごとに、必要事項が異なります。 「キャビネット項目」については「申請書の項目設定方法 (キャビネット項目)」を、「ワークフロー項目」について は「申請書の項目設定方法」をご覧ください。
※ 「ファイル」を選択した場合の画面例です。
※ 入力制限について→「ワークフロー」
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
6
「OK」ボタンをクリックします。
一覧に項目が追加されます。さらに追加する場合は、 3〜6の手順を繰り返します。
7
追加し終わったら、「次へ」ボタンをクリッ クします。
経路の選択画面が表示されます。
8
「登録」ボタンをクリックします。
経路の登録画面が表示されます。
すでに登録した経路がある場合は
以下の操作を行うことができます。

変更:
選択した経路の内容を変更できます。詳しくは、「項 目や経路を変更するには」をご覧ください。
削除:
選択した経路を削除できます。詳しくは、「項目や経 路を削除するには」をご覧ください。
コピー:
同じ内容の経路を追加できます。詳しくは、「項目や 経路をコピーするには」をご覧ください。
経路のプレビュー:
経路を指定する画面のレイアウトを確認できます。 詳しくは、「申請書の経路を確認するには」をご覧く ださい。

※ 経路の並び順を変更できます。詳しくは、「項目や経路の並び順を変更するには」をご覧ください。

9
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
種別
経路の種別を選択します。
役割名
「部長」「課長」など、承認者の役割の名前を入力します。
初期状態
経路の初期状態を設定します。設定方法については、「経路の初期状態を設定するには」をご覧ください。
ルール設定
承認者や確認者を初期状態から変更できないようにするときに選択します。
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
10
「OK」ボタンをクリックします。
一覧に項目が追加されます。さらに追加する場合は、 8〜10の手順を繰り返します。
11
「完了する」ボタンをクリックします。
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
12
「OK」ボタンをクリックします。
一覧に申請書が追加されます。
■ 連携キャビネットを選択するには
1
「連携キャビネット選択」ボタンをクリック します。
2
該当の連携キャビネットを選択し、「戻る」 ボタンをクリックします。
キャビネット申請書情報の登録画面に戻ります。選択 したキャビネット名が表示されます。
すでにキャビネット用申請書が登録されている連携 キャビネットは、選択することができません。
キャビネット用申請書を変更する
登録しているすべてのキャビネット用申請書を変更できます。
変更作業を開始すると、変更している間、ユーザーは該当キャビネットの登録申請を出せなくなります。
1
申請書設定画面を表示し、変更するキャビ ネット用申請書を選択して「変更」ボタンを クリックします。
※ 申請書設定画面の表示方法→「キャビネット用申請書の設 定を確認する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
キャビネット申請書情報の変更画面が表示されます。
【編集中】のキャビネット用申請書を選 択した場合は
手順3に進んでください。
・ 【編集中】と表示されたキャビネット用申請書は、 申請書の変更を「戻る」ボタンで中断したときな ど、申請書の変更が可能な状態であることを示し ています。
・ キャビネット用申請書が【編集中】の間、ユーザー は該当キャビネットの登録申請を出すことができ ません。
2
「編集を開始する」ボタンをクリックします。
「編集を開始する」ボタンをクリックすると、キャビ ネット用申請書は【編集中】の状態になります。以 降の手順で「完了する」ボタンをクリックしない限 り、【編集中】の状態が継続します。
3
必要事項を入力し、「次へ」ボタンをクリッ クします。
※ 入力制限について→「ワークフロー」
入力項目の設定画面が表示されます。
4
入力項目を設定し、「次へ」ボタンをクリッ クします。
登録
新規に項目を追加できます。詳しくは、「キャビネット用申請書を新規登録する」の手順3〜6をご覧ください。
変更
選択した項目の内容を変更できます。詳しくは、「項目や経路を変更するには」をご覧ください。
削除
選択した項目を削除できます。詳しくは、「項目や経路を削除するには」をご覧ください。
コピー
選択した項目と同じ内容の項目を追加できます。詳しくは、「項目や経路をコピーするには」をご覧ください。
申請書の
プレビュー
申請内容を入力する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書のレイアウトを確認するには」をご覧ください。
※ 項目の並び順を変更できます。詳しくは、「項目や経路の 並び順を変更するには」をご覧ください。
経路の選択画面が表示されます。
5
経路の情報を入力して、「完了する」ボタン をクリックします。
登録
新規に経路を追加できます。詳しくは、「キャビネット用申請書を新規登録する」の手順8〜10をご覧ください。
変更
選択した経路の内容を変更できます。詳しくは、「項目や経路を変更するには」をご覧ください。
削除
選択した経路を削除できます。詳しくは、「項目や経路を削除するには」をご覧ください。
コピー
選択した経路と同じ内容の経路を追加できます。詳しくは、「項目や経路をコピーするには」をご覧ください。
経路の
プレビュー
経路を指定する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書の経路を確認するには」をご覧ください。
※ 経路の並び順を変更できます。詳しくは、「項目や経路の 並び順を変更するには」をご覧ください。
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
6
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
7
さらに変更する場合は、1〜6の手順を繰り 返します。
キャビネット用申請書を削除する
1
申請書設定画面を表示し、削除するキャビ ネット用申請書を選択して「削除」ボタンを クリックします。
※ 申請書設定画面の表示方法→「キャビネット用申請書の設 定を確認する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
確認画面が表示されます。
キャビネット用申請書を削除すると、ユーザーは、 該当のキャビネットの登録申請が出せなくなりま す。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
キャビネット用申請書をコピーする
1
申請書設定画面を表示し、コピーするキャビ ネット用申請書を選択して「コピー」ボタン をクリックします。
※ 申請書設定画面の表示方法→「キャビネット用申請書の設 定を確認する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
キャビネット申請書のコピー画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「コピー」ボタンをクリッ クします。
※ 入力制限について→「ワークフロー」
正常にコピーされると、次手順のような画面が表示さ れます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
申請書の項目設定方法(キャビネット項目)
ここでは、キャビネット項目の設定方法をご案内します。ワークフロー項目については、「申請書の項目設定方法」をご覧ください。
申請書の例と項目のタイプ
@件名
Aファイル
B分類
C説明1/説明2
D有効期限
入力項目の設定画面には、あらかじめキャビネット 項目が設定されています。内容を確認し、必要に応 じて変更してください。
・ 「件名」「分類」「説明1」「説明2」「有効期限」は、 キャビネット用申請書に1つだけ設定できます。
・ 「ファイル」は、キャビネット用申請書に複数設定 することができます。
件名の設定
1
入力項目の登録画面で「件名」を選択し、「次 へ」ボタンをクリックします。
※ 入力項目の登録画面の表示方法→「キャビネット用申請書 を新規登録する」の手順1〜3
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
初期状態
エリア内に文字列をあらかじめ表示させる場合、その文字列を入力します。
入力指定
入力時の文字列の初期状態について、全角か半角かを指定します。

※ 入力指定は、入力画面の初期状態のみ有効です。ユーザー側で、全角・半角を切り替えることができます。

※ 上記の表にない要素については、「各項目に共通の設定」を ご覧ください。
※ 入力制限について→「ワークフロー(キャビネット項目)」
作成した項目が、一覧に追加されます。
ファイルの設定
1
入力項目の登録画面で「ファイル」を選択 し、「次へ」ボタンをクリックします。
※ 入力項目の登録画面の表示方法→「キャビネット用申請書 を新規登録する」の手順1〜3
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
※ 要素については、「各項目に共通の設定」をご覧ください。
※ 入力制限について→「ワークフロー(キャビネット項目)」
作成した項目が、一覧に追加されます。
分類の設定
1
入力項目の登録画面で「分類」を選択し、「次 へ」ボタンをクリックします。
※ 入力項目の登録画面の表示方法→「キャビネット用申請書 を新規登録する」の手順1〜3
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
※ 要素については、「各項目に共通の設定」をご覧ください。
※ 入力制限について→「ワークフロー(キャビネット項目)」
作成した項目が、一覧に追加されます。
説明1/説明2の設定
ここでは、「説明1」を設定する場合を例に説明します。
1
入力項目の登録画面で「説明1」を選択し、 「次へ」ボタンをクリックします。
※ 入力項目の登録画面の表示方法→「キャビネット用申請書 を新規登録する」の手順1〜3
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
初期状態
エリア内に文字列をあらかじめ表示させる場合、その文字列を入力します。
入力指定
入力時の文字列の初期状態について、全角か半角かを指定します。

※ 入力指定は、入力画面の初期状態のみ有効です。ユーザー側で、全角・半角を切り替えることができます。

※ 上記の表にない要素については、「各項目に共通の設定」を ご覧ください。
※ 入力制限について→「ワークフロー(キャビネット項目)」
作成した項目が、一覧に追加されます。
有効期限の設定
1
入力項目の登録画面で「有効期限」を選択 し、「次へ」ボタンをクリックします。
※ 入力項目の登録画面の表示方法→「キャビネット用申請書 を新規登録する」の手順1〜3
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
※ 要素については、「各項目に共通の設定」をご覧ください。
※ 入力制限について→「ワークフロー(キャビネット項目)」
作成した項目が、一覧に追加されます。
利用者選択の初期状態を設定する
キャビネット用申請書の利用について、グループの初期状態を設定します。新規に登録するすべてのグループは、ここで設定した状態になります。登録済みのグループについては変更されません。
1
ワークフロー画面を表示し、「キャビネット 申請書管理」→「利用者選択の初期状態設 定」の順にクリックします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
利用者選択の初期状態設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
利用する
キャビネット用申請書を利用できます。
利用しない
キャビネット用申請書を利用できません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
利用者選択(キャビネット申請書)画面を表示する
キャビネット用申請書の利用者を選択する画面は、以下の方法で表示します。
1
ワークフロー画面を表示し、「キャビネット 申請書管理」→「利用者選択」の順にクリッ クします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
2
利用者選択(キャビネット申請書)画面が表 示されます。
【使用可能】と表示されたキャビネット用申請書は、 ユーザーが利用できる申請書です。
【編集中】と表示されたキャビネット用申請書は、管 理者が編集作業中のため、ユーザーは利用できませ ん。
一覧を並び替えるには
キャビネット名順(昇順)に表示された一覧を、 他の表示項目をクリックして並び替えることが できます。
申請書名
昇順に並び替えます。
ステータス
ステータスの種類(編集中、使用可能)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
キャビネット用申請書の利用者をグループごとに設定する
キャビネット用申請書の利用者を、グループごとに設定できます。
設定する前には、必ず、グループを登録してください。グループを登録する方法については、「グループの登録」をご覧ください。
利用者選択で「利用しない」と設定した場合
・ 「利用しない」と設定されたグループに所属するユーザーは、キャビネット画面で「登録申請」ボタンが表示さ れず、該当のキャビネット用申請書を利用できなくなります。
・ 「利用しない」と設定されたグループに所属するユーザーは、該当のキャビネット用申請書の経路の選択画面に 表示されず、承認者および確認者として指定することができません。
1
利用者選択(キャビネット申請書)画面を表 示し、利用者を設定するキャビネット用申請 書を選択して「利用者選択」ボタンをクリッ クします。
※ 利用者選択(キャビネット申請書)画面の表示方法→「利 用者選択(キャビネット申請書)画面を表示する」
利用者選択[グループごとに設定]画面が表示されま す。
2
グループごとに利用設定を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ キャビネット用申請書の利用者をユーザーごとに設定す る方法→「キャビネット用申請書の利用者をユーザーごと に設定する」
利用する
該当のキャビネット用申請書を利用できます。
利用しない
該当のキャビネット用申請書を利用できません。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
4
「閉じる」ボタンをクリックします。
利用者選択[グループごとに設定]画面が閉じます。
グループで利用設定をしたはずなのに、設定が有効にならない
上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「グループの設定」が選択されていない場合、設定は有効になりませ ん。ユーザーごとの設定画面で、「グループの設定」に変更してください。
ユーザーごとの設定方法については、「キャビネット用申請書の利用者をユーザーごとに設定する」をご覧くださ い。
キャビネット用申請書の利用者をユーザーごとに設定する
キャビネット用申請書の利用者を、ユーザーごとに設定できます。
設定する前には、必ず、ユーザーを登録してください。ユーザーを登録する方法については、「ユーザーの登録」をご覧ください。
利用者選択で「利用しない」と設定した場合
・ 「利用しない」と設定されたユーザーは、キャビネット画面で「登録申請」ボタンが表示されず、該当のキャビ ネット用申請書を利用できなくなります。
・ 「利用しない」と設定されたユーザーは、該当のキャビネット用申請書の経路の選択画面に表示されず、承認者お よび確認者として指定することができません。
1
利用者選択(キャビネット申請書)画面を表 示し、利用者を設定するキャビネット用申請 書を選択して「利用者選択」ボタンをクリッ クします。
※ 利用者選択(キャビネット申請書)画面の表示方法→「利 用者選択(キャビネット申請書)画面を表示する」
利用者選択[グループごとに設定]画面が表示されま す。
2
「ユーザーごとに設定」をクリックします。
3
ユーザーごとに利用設定を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ キャビネット用申請書の利用者をグループごとに設定す る方法→「キャビネット用申請書の利用者をグループごと に設定する」
利用する
該当のキャビネット用申請書を利用できます。
利用しない
該当のキャビネット用申請書を利用できません。
グループの設定(利用する)
利用者をグループごとに設定する場合に選択します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
ユーザーをグループで絞り込む
「対象」でグループ名を選択すると、選択したグルー プに所属するユーザーのみが表示されます。
4
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
5
「閉じる」ボタンをクリックします。
利用者選択[ユーザーごとに設定]画面が閉じます。
利用者選択一覧をファイル出力する
すべてのキャビネット用申請書の利用者選択情報を、CSVファイル形式で出力します。
1
利用者選択(キャビネット申請書)画面を表 示し、「一覧出力」ボタンをクリックします。
※ 利用者選択(キャビネット申請書)画面の表示方法→「利 用者選択(キャビネット申請書)画面を表示する」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
2
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
3
任意の場所に保存します。
4
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
A列
キャビネット用申請書名が表示されます。
B列以降
ユーザー名と利用者選択情報が表示されます。○は「該当のキャビネット用申請書を利用できる」、×は「該当のキャビネット用申請書を利用できない」という設定を示しています。
経路をチェックする
申請経路に問題があるキャビネット用申請書をチェックし、経路を変更することができます。
申請経路のチェック条件
申請経路に問題ありとしてチェックする条件は、次の2つです。
・ 経路の初期状態として、該当のキャビネット用申請書を「利用しない」と設定されたユーザーが選択されている
・ 経路の初期状態として、ユーザー登録から削除されたユーザーが選択されている
ここでは、該当のキャビネット用申請書を「利用しない」と設定されたユーザーについて、チェックする方法をご案内しています。サービスから削除されたユーザーについても、同様の操作方法でチェックできます。
経路の詳細を確認する
申請経路に問題があるキャビネット用申請書を確認できます。管理者が確認している間も、ユーザーは該当のキャビネット用申請書を利用することができます。
1
ワークフロー画面を表示し、「キャビネット 申請書管理」→「経路チェック」の順にク リックします。
※ ワークフロー画面の表示方法→「管理者メニューの画面説 明」
経路チェック画面が表示されます。
2
「`利用しない'に設定されているユーザー」 をクリックします。
※ サービスから削除されたユーザーをチェックする場合は、 「削除されているユーザー」を選択してください。
経路チェック一覧画面が表示されます。
3
確認するキャビネット用申請書を選択し、 「詳細表示」ボタンをクリックします。
キャビネット申請書の詳細画面が表示されます。
【使用可能】と表示された申請書は、ユーザーが利用 できるキャビネット用申請書です。
【編集中】と表示されたキャビネット用申請書は、管 理者が編集作業中のため、ユーザーは利用できませ ん。
一覧を並び替えるには
キャビネット名順(昇順)に表示された一覧を、 他の表示項目をクリックして並び替えることが できます。
申請書名
昇順に並び替えます。
ステータス
ステータスの種類(編集中、使用可能)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
4
確認が終わったら、「一覧に戻る」ボタンを クリックします。
※ 経路の変更方法→「経路を変更する」
申請書の
プレビュー
申請内容を入力する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書のレイアウトを確認するには」をご覧ください。
経路の
プレビュー
経路を指定する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書の経路を確認するには」をご覧ください。
サービスから削除された承認者・確認者 の表示
次のように、名前が取り消し線付きで表示されます。
キャビネット用申請書を「利用しない」と 設定された承認者・確認者の表示
名前の右に が表示されます。
経路を変更する
変更作業を開始すると、変更している間、ユーザーは該当キャビネットの登録申請を出せなくなります。
1
経路チェック一覧画面を表示し、変更する キャビネット用申請書を選択して「変更」ボ タンをクリックします。
※ 経路チェック一覧画面の表示方法→「経路の詳細を確認す る」
キャビネット申請書情報の変更画面が表示されます。
2
「編集を開始する」ボタンをクリックします。
申請書の経路変更画面が表示されます。
「編集を開始する」ボタンをクリックすると、キャビ ネット用申請書は【編集中】の状態になります。以 降の手順で「完了する」ボタンをクリックしない限 り、【編集中】の状態が継続します。
3
変更する個所を入力し、「完了する」ボタン をクリックします。
登録
新規に経路を追加できます。詳しくは、「キャビネット用申請書を新規登録する」の手順8〜10をご覧ください。
変更
選択した経路の内容を変更できます。詳しくは、「項目や経路を変更するには」をご覧ください。
削除
選択した経路を削除できます。詳しくは、「項目や経路を削除するには」をご覧ください。
コピー
選択した経路と同じ内容の経路を追加できます。詳しくは、「項目や経路をコピーするには」をご覧ください。
経路の
プレビュー
経路を指定する画面のレイアウトを確認できます。詳しくは、「申請書の経路を確認するには」をご覧ください。
※ 経路の並び順を変更できます。詳しくは、「項目や経路の 並び順を変更するには」をご覧ください。
設定が有効になります。
連携キャビネットの一覧画面の表示項目を設定する
連携キャビネットの一覧画面で表示される項目や、その並び順を設定できます。ただし、設定にかかわらず「件名」は必ず左端に表示されます。
設定した内容は、検索結果画面や新着画面にも反映されます。ただし、設定にかかわらず「件名」と「キャビネッ ト名」は必ず左端に表示されます。
1
ドキュメント管理画面を表示し、「キャビ ネット管理」→「連携キャビネット一覧表示 設定」の順にクリックします。
※ ドキュメント管理画面の表示方法→「管理者メニューの画 面説明」
連携キャビネット一覧表示設定画面が表示されます。
2
左欄から表示する項目を選択し、「追加」ボ タンをクリックします。
※ 「件名」は必ずキャビネットの一覧画面、検索結果・新着 の一覧画面で表示されるため、ここでは選択できません。
※ 「キャビネット名」は必ず検索結果・新着の一覧画面で表 示されるため、ここでは選択できません。
3
右欄に表示したくない項目がある場合は、削 除する項目を選択し、「削除」ボタンをクリッ クします。
4
すべての設定を終了したら、「設定」ボタン をクリックします。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
一覧画面で表示される項目の並び順を設定できま す。並び順の設定については、「表示項目を並び替え るには」をご覧ください。
5
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
■ 表示項目を並び替えるには
一覧表示設定画面では、一覧画面で表示される項目の並び順も設定できます。
1
左右に移動させる項目を選択し、下の表のボ タンをクリックします。
1つ左に移動します。
この画面では、1つ上に移動します。
1つ右に移動します。
この画面では、1つ下に移動します。