回覧板の管理

回覧期限を設定できます。さらに、過去の回覧履歴の参照・削除や、アクセス履歴の確認が行えます。

回覧期限を設定する
回覧板の回覧期限初期値や最大値を設定します。期限の切れた回覧を、自動的に削除するかどうかも設定できます。
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「回覧期限設定」の順にクリックします。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
回覧期限設定画面が表示されます。
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必要事項を入力し、「設定」ボタンをクリッ クします。
回覧期限の初期値設定
回覧期限の初期値を選択します。
回覧期限の最大値設定
回覧期限の最大値を選択します。

※ 最大値を設定すると、ユーザーは設定値を超えた回覧期間を設定できなくなります。

※ 無期限以外を選択した場合、利用者画面で「無期限」が表示されなくなります。

期限切れ回覧の削除
期限が切れた回覧を、自動的に削除するかどうかを選択します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
自動削除される回覧
期限切れ回覧の削除を「削除する」と設定した場合、 次の条件すべてに該当する回覧が自動的に削除され ます。

・ 回覧期限が切れた回覧

・ 回覧状態が「完了」または「取消」の回覧

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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
回覧履歴データ管理画面を表示する
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「回覧履歴データ管理」の順にクリックし ます。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
2
回覧履歴データ管理画面が表示されます。
回覧履歴データを参照する
1
回覧履歴データ管理画面を表示し、検索条件 を指定して「検索」ボタンをクリックします。
※ 回覧履歴データ管理画面の表示方法→「回覧履歴データ管 理画面を表示する」
回覧番号
回覧番号を入力します。
件名
回覧板の件名を入力します。
作成者
作成者のユーザー名を入力します。
キーワード
キーワードを入力します。
回覧の状態
該当する状況(回覧中、回覧済、完了、取消)を選択します。
作成日(期間)
検索対象とする作成日の範囲を設定します。
回覧履歴データ一覧画面が表示されます。
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参照する回覧履歴の件名をクリックします。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
一覧を並び替えるには
回覧番号順(降順)に表示された一覧を、他の表 示項目をクリックして並び替えることができま す。
件名、作成者
昇順に並び替えます。
回覧期限、
作成日時
降順に並び替えます。
状態
状態の種類(回覧中、回覧済、取消、完了)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
サービスから削除された作成者の表示
次のように、作成者が取り消し線付きで表示されま す。
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回覧履歴データの詳細が表示されます。
コメントの変更履歴の表示
コメントが変更されていた場合、変更前のコメント は次のように取り消し線付きで表示されます。
サービスから削除された確認者の表示
未確認の場合、次のように確認状況が「済」に自動 更新されます。コメントには、自動更新の記録が表 示されます。
添付ファイルを参照する
回覧板にファイルが添付されていた場合、回覧履歴データ管理の参照画面で内容を参照することができます。
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回覧履歴データ管理の参照画面で、参照する ファイルをクリックします。
※ 回覧履歴データ管理の参照画面の表示方法→「回覧履歴 データを参照する」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
複数のファイルが添付されている場合
添付ファイルは、1ファイルずつ参照してください。
2
「開く」ボタンをクリックします。
※ 添付ファイルの種類によっては、作成したアプリケーショ ンソフトがなかったり、バージョンの違いなどで参照でき ない場合もあります。
添付ファイルの内容が表示されます。
添付ファイルをダウンロードする
「保存」ボタンをクリックすると、添付ファイルをダ ウンロードすることができます。
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さらに参照する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
■ ここでもできます
回覧履歴データ一覧画面から、添付ファイルを参照することができます。
1
添付ファイルのアイコンをクリックします。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。「添付 ファイルを参照する」の手順2と同じ操作で参照して ください。
※ 複数のファイルが添付されている場合は、回覧の参照画面 が表示されます。
添付ファイルのアイコン
・ 1ファイルのみ添付されている場合、 が表示さ れます。
・ 複数のファイルが添付されている場合、 が表示 されます。
回覧履歴データを削除する
回覧履歴データを削除すると
回覧履歴データ一覧画面からデータが削除されるだけでなく、利用者機能のすべての画面からも該当の回覧板が削 除されます。
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回覧履歴データ一覧画面を表示し、削除する 回覧履歴を選択して「削除」ボタンをクリッ クします。
※ 回覧履歴データ一覧画面の表示方法→「回覧履歴データを 参照する」
全選択
表示されている項目をすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
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さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
アクセス履歴を確認する
回覧板へのアクセス(作成、確認、完了、取消、削除、自動削除、参照、ダウンロード)の履歴を、日単位で確認または月単位でファイル出力できます。
日単位の履歴を確認する
回覧板への過去1ヶ月のアクセス履歴を、日単位で確認できます。
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「アクセス履歴」の順にクリックします。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
アクセス履歴画面が表示されます。
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下の表のボタンをクリックし、履歴を確認す る日付を選択します。
前の日を表示します。
次の日を表示します。
日付
該当の日付を表示します。
選択した日付のアクセス履歴が表示されます。
一覧を並び替えるには
日時順(降順)に表示された一覧を、他の表示項 目をクリックして並び替えることができます。
ユーザー名、
回覧番号、
件名
昇順に並び替えます。
操作
操作の種類(作成、確認、完了、取消、削除、自動削除、参照、ダウンロード)の順に並び替えます。
状態
状態の種類(回覧中、回覧済、取消、完了)の順に並び替えます。
ファイル名
添付ファイルのファイル名の昇順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
ユーザー名が「システム」と表示された データ
システムが自動更新したデータは、ユーザー名が「シ ステム」と表示されます。

・ 期限切れ回覧の削除を許可している場合、削除対象の回覧は、システムが、データ処理時間に自動削除します。
その際、アクセス履歴の「操作」には「自動削除」と表示されます。

・ 回覧の途中で、作成者や確認者がサービスから削除された場合、システムが、データ処理時間に、「確認」や「完了」の処理を自動更新します。回覧状態を「回覧済」や「完了」に進めることで、一覧画面に「回覧中」のデータがいつまでも残ってしまうことを防ぎます。

月単位の履歴をファイル出力する
回覧板への過去1年間のアクセス履歴を、月単位でCSVファイル形式で出力します。
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アクセス履歴画面を表示し、「ファイル出力」 ボタンをクリックします。
※ アクセス履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す る」
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「対象月」を選択し、「ダウンロード」ボタン をクリックします。
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
3
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
4
任意の場所に保存します。
5
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
日時
アクセスした日時が表示されます。
操作
ユーザーが行った操作が表示されます。
ユーザー名
ユーザー名が表示されます。

※ ユーザー名が「システム」と表示されたデータは、システムが自動更新したデータです。

状態
回覧板の状態が表示されます。
回覧番号
回覧番号が表示されます。
件名
件名が表示されます。
ファイル名
回覧板に添付ファイルがある場合、添付ファイルのファイル名が表示されます。
変更許可を設定する
ユーザーに、過去に入力した回覧板のコメントの変更を許可するかどうかを設定します。
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「変更許可設定」の順にクリックします。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
変更許可設定画面が表示されます。
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必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
許可する
コメントの変更を許可します。
許可しない
コメントの変更を許可しません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
回覧先表示の初期状態を設定する
回覧先表示の初期状態を設定します。新規に登録するすべてのグループは、ここで設定した状態になります。登録済みのグループについては変更されません。
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「回覧先表示の初期状態設定」の順にク リックします。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
回覧先表示の初期状態設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
回覧先に表示する
新規に作成するグループは、既存グループの回覧先に表示されます。
また、新規に作成するグループの回覧先に、既存グループが表示されます。
回覧先に表示しない
新規に作成するグループは、既存グループの回覧先に表示されません。
また、新規に作成するグループの回覧先に、既存グループが表示されません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります
回覧先表示設定画面を表示する
回覧先表示を設定するための画面は、以下の方法で表示します。
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グループウェア画面を表示し、「回覧板管理」 →「回覧先表示設定」の順にクリックします。
※ グループウェア画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
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回覧先表示設定画面が表示されます。
回覧先表示をグループごとに設定する
回覧先表示を、グループごとに設定できます。回覧先表示を設定する前に必ず、グループを登録してください。グループを登録する方法については、「グループの登録」をご覧ください。
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回覧先表示設定画面を表示し、回覧先表示を 設定するグループを選択して「回覧先表示選 択」ボタンをクリックします。
※ 回覧先表示設定画面の表示方法→「回覧先表示設定画面を 表示する」
回覧先表示選択[グループ]画面が表示されます。
2
グループごとに回覧先に表示するかどうか を選択し、「設定」ボタンをクリックします。
※ 回覧先表示をユーザーごとに設定する方法→「回覧先表示 をユーザーごとに設定する」
回覧先に表示する
回覧先に表示します。
回覧先に表示しない
回覧先に表示しません。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
4
「閉じる」ボタンをクリックします。
回覧先表示選択[グループ]画面が閉じます。
グループで回覧先表示を設定したはずな のに、設定が有効にならない
上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「グルー プの設定」が選択されていない場合、設定は有効に なりません。ユーザーごとの設定画面で、「グループ の設定」に変更してください。
ユーザーごとの設定方法については、「回覧先表示を ユーザーごとに設定する」をご覧ください。
回覧先表示をユーザーごとに設定する
回覧先表示を設定する前に必ず、ユーザーを登録してください。ユーザーを登録する方法については、「ユーザーの登録」をご覧ください。
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回覧先表示設定画面を表示し、回覧先表示を 設定するグループを選択して「回覧先表示選 択」ボタンをクリックします。
※ 回覧先表示設定画面の表示方法→「回覧先表示設定画面を 表示する」
回覧先表示選択[グループ]画面が表示されます。
2
「ユーザーごとに設定」をクリックします。
回覧先表示選択[ユーザーごとに設定]画面が表示さ れます。
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ユーザーごとに回覧先表示を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ 回覧先表示をグループごとに設定する方法→「回覧先表示 をグループごとに設定する」
回覧先に表示する
回覧先に表示します。
回覧先に表示しない
回覧先に表示しません。
グループの設定(回覧先に表示する)
回覧先表示設定をグループごとに行う場合に選択します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
ユーザーをグループで絞り込む
「対象」でグループ名を選択すると、選択したグルー プに所属するユーザーのみが表示されます。
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「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
5
「閉じる」ボタンをクリックします。
回覧先表示選択[ユーザーごとに設定]画面が閉じま す。
回覧先表示設定一覧をファイル出力する
すべての回覧先表示設定情報をCSVファイル形式で出力します。
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回覧先表示設定画面を表示し、「一覧出力」 ボタンをクリックします。
※ 回覧先表示設定画面の表示方法→「回覧先表示設定画面を 表示する」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
2
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
3
任意の場所に保存します。
4
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
A列
グループ名が表示されます。
B列以降
ユーザー名と回覧先設定情報が表示されます。○は「該当のグループが回覧先として表示される」、×は「該当のグループが回覧先として表示されない」という設定を示しています。